Verhuistips projectverhuizing (bedrijfsverhuizing)

GEEF HET DOOR!

Eindelijk u heeft een nieuwe vestiging gevonden! U heeft een nieuwe pand gevonden en gaat verhuizen. De verhuizing kan gaan beginnen, maar u heeft geen idee waar te beginnen. Wij geven u een aantal tips omtrent zakelijk verhuizen. Als eerste is het natuurlijk belangrijk dat uw zakelijke relaties op de hoogte worden gesteld. Hieronder vindt u een overzicht waar u ruim vooraf uw verhuizing kenbaar moet maken:

• De Raad van Commissarissen
• Het management
• Uw personeel
• De Ondernemingsraad
• Vakbonden
• Uw zakelijke relaties, netwerk (leveranciers en klanten)
• Eventueel omstanders en bewoners
• Uw nieuwe factuuradres

U kunt ook de zakelijke Verhuisservice van TNT Post inschakelen. De verhuisservice zorgt ervoor dat alle post, ook Postbuspost en Aangetekende zendingen direct worden doorgezonden naar uw nieuwe adres of postbus. Veel post wordt na een jaar nog naar uw oude adres gestuurd. U kunt daarom, tegen een vergoeding, zelf het doorzendtermijn bepalen. Het is aan te rade om 3 weken voor uw verhuizing uw adreswijzigingen door te geven.
TNT Post is ook instaat om uw adreswijzigingskaarten aan te maken en deze te zenden naar uw zakelijke relaties en omstanders.

HET PERSONEEL

Een verhuizing kan veel impact hebben op het wel en wee van het personeel. U kunt het personeel niet verplichten te verhuizen naar uw nieuwe locatie, daarom dient u met al het personeel een persoonlijk gesprek te voeren. U dient een regeling op te stellen voor het personeel dat niet mee wenst te verhuizen. Dit kan uiteenlopen van het vergeven van vervroegd pensioen tot ontslag.

Als u een schatting kan maken van vertrekkende medewerkers is het verstandig om uw afdeling personeelszaken de opdracht te geven tot het maken van een wervingsplan. Het is verstandig om zowel voor het nieuwe als oude personeel de huidige regelingen zoals reiskostenvergoeding te overwegen.

Het is belangrijk om uw personeel zoveel mogelijk duidelijkheid te verschaffen over de verhuizing. Zowel over de verhuizing van het bedrijf, als wel de mogelijke verhuizing van het personeel. U kunt daarbij denken aan nieuwsbrieven en speciale bijeenkomsten wat er tijdens de verhuizing van het personeel wordt verlangd, als wel het geven van informatie over de nieuwe locatie.

DE PLANNING

U besluit te verhuizen
- Het is raadzaam om iemand verantwoordelijk te stellen voor de verhuizing, of misschien zelfs wel een projectgroep verhuizing.
- Bereid personeelszaken en technische zaken goed voor. Veranderingen in de werkomgeving zullen voor hen het nodige werk kosten.
- Bekijk hoeveel budget er beschikbaar is voor de verhuizing en eventuele verbouwing en inrichting.
- Als u niet te spreken bent over het interieur is het verstandig om het interieur spoedig te inventariseren. Het bestellen en plaatsen kan behoorlijk veel tijd in beslag nemen.
- Mocht u besluiten te verbouwen en een aannemer aan te nemen? Neem eerst contact op met de gemeente en vraag een vergunning aan.
- Licht omstanders en bewoners in over uw verhuizing/verbouwing omtrent eventuele geluidsoverlast.
- Maak met alle betrokkenen een goed overzichtelijk tijdsschema.
- Zorg ervoor dat de verantwoordelijken de voortgang van het verhuisproces goed controleren door middel van eventueel vastgestelde doelen.

Indeling
- Voor de interne communicatie is het verstandig om gerelateerde afdelingen bij elkaar in de buurt te situeren. Maak daarom een plattegrond met de nieuwe indeling.
- Zijn de vloeren en wanden nog naar behoren? Het is verstandig om dit voor uw verhuizing goed geregeld te hebben.
- Bekijk of het interieur naar wens is en schakel eventueel een interieurarchitect in.
- Als u niet te spreken bent over het interieur is het verstandig om het interieur spoedig te inventariseren. Het bestellen en plaatsen kan behoorlijk veel tijd in beslag nemen.
- Bekijk de verhuizingen of de mogelijkheden van een nieuwe telefooncentrale en/of computernetwerk.

4 weken voor de verhuizing
- Ga opzoek naar het beste verhuisbedrijf. U kunt op deze website verhuisoffertes aanvragen.
- Bespreek met de Technische afdeling hoe men het best de gevoelige apparatuur kan verhuizen.
- Bepaal wie alles inpakt en communiceer dit goed naar uw personeel.
- Besluit welk gedeelte u van uw archief mee wenst te nemen en/of laat vernietigen voordat u gaat verhuizen.
- Bekijk de mogelijkheden van een verhuiskostenvergoeding voor het personeel.
- Laat uw NAW gegevens, in uw bedrijfsuitingen, veranderen.

Paar dagen voor de verhuizing
- Zorg ervoor dat het gebouw gebruiksklaar wordt opgeleverd voordat u gaat verhuizen.
- Controleer of alle aansluitingen gereed zijn voor de installatie van uw elektrische apparatuur.
- Laat een beveiligingssysteem plaatsen en sluit eventueel een goede verzekering af.
- Geef uw adreswijzigingen door aan de Kamer van Koophandel.
- Zorg ervoor dat uw nieuwe en oude vestiging zo goed mogelijk bereikbaar zijn voor uw ingeschakelde verhuisbedrijf.

De verhuizing
- Zorg voor voldoende beveiliging tijdens uw verhuizing.
- Zorg voor duidelijke aanwijzingen in het gebouw zodat alles op de juiste plek wordt gepositioneerd.
- Regel voldoende personeel voor hand en spandiensten.
- Geef uw personeel een taak en mensen die niks kunnen betekenen vrij af.
- Zorg voor eten en drinken.

Na de verhuizing
- Controleer met uw medewerkers de opgedane verhuisschade.
- Laat het gebouw schoonmaken.
- Bekijk of u de pers wilt inlichten.
- Organiseer een officiële opening en eventueel een open dag!

SPECIAAL TRANSPORT

Tijdens uw zakelijke verhuizing kan het zijn dat u uw archief of computernetwerk moet verplaatsen. Verschillende verhuisbedrijven zijn hierin gespecialiseerd. Het is aanbevolen om met verschillende verhuisbedrijven te praten om te zien wie u het beste kan helpen.

Archiefverhuizingen
Het is aan te raden om een gespecialiseerde verhuisonderneming in te schakelen bij het verhuizen van uw archief. Een archief verhuizen kan erg complex zijn. Een goede voorbereiding is daarom essentieel. Stelling moeten worden gede- en monteerd worden en belangrijke stukken moeten worden overgeplaatst. Het is belangrijk een inventarisatie te maken welke stukken mogen worden verbrand of welke stukken moeten worden overgeplaatst.

Netwerk
Het verhuizen van uw computernetwerk brengt vaak extra moeite met zich mee. Het is aan te raden om met uw technische dienst goed te bespreken welke opstelling u in uw nieuwe pand wenst. Wellicht moet het netwerk worden verlegd of op nieuwe worden aangelegd. Het is verstandig om dit alvorens de verhuizing te realiseren. Daarnaast zijn elektronische apparatuur vaak gevoelig en dienen deze goed beschermd te worden. Spreek goed met uw verhuizer af hoe u de verhuizing van deze belangrijke apparatuur wilt volbrengen.